E-Rechnungs-Pflicht 2027/2028: Diese Fristen gelten wirklich
Stand: Juli 2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten
Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann – sie ist längst da. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, vom Konzern bis zum Ein-Personen-Betrieb. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, folgt in zwei Stufen. Hier steht, was wann für wen gilt – ohne Beraterdeutsch.
Die drei Stufen im Überblick
- Seit 01.01.2025 – Empfangspflicht für alle: Schickt dir ein Geschäftspartner eine E-Rechnung, musst du sie annehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus – aber du solltest die Datei auch lesen und aufbewahren können.
- Ab 01.01.2027 – Ausstellungspflicht, Stufe 1: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 01.01.2028 – Ausstellungspflicht für alle übrigen: Dann gilt die Pflicht im B2B-Geschäft grundsätzlich für alle Unternehmen.
Wichtig für Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt aber trotzdem – und immer mehr Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber verlangen E-Rechnungen unabhängig von jeder Pflicht.
Was überhaupt eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den ein Computer auslesen kann. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (eine reine XML-Datei, Standard bei Behörden) und ZUGFeRD (ein normales PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar). Ein einfaches PDF oder eine Word-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.
Warum warten teurer ist als handeln
Die Erfahrung mit jeder Umstellungsfrist ist gleich: Wer bis kurz vor Schluss wartet, zahlt mehr – für hektische Umstellungen, für Software, die dann jeder braucht, und für Ärger mit Kunden, die längst so weit sind. Schon heute verlangen Bundesbehörden seit Ende 2020 die XRechnung, und große Auftraggeber ziehen nach. Wenn dein wichtigster Kunde morgen eine E-Rechnung verlangt, hilft dir die 2028er-Frist wenig.
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