XRechnung erstellen – ohne Cloud, direkt auf deinem PC

Stand: Juli 2026 · Lesezeit ca. 5 Minuten

Du hast einen Auftrag von einer Behörde, einer Kommune oder einem großen Unternehmen – und plötzlich steht da: „Bitte reichen Sie eine XRechnung ein.“ Die meisten Anleitungen schicken dich jetzt in ein Cloud-Portal mit Registrierung, Konto und Abo. Es geht auch anders: Die XRechnung ist am Ende nur eine XML-Datei nach klaren Regeln – und die kann ein lokales Programm genauso erzeugen.

Was eine XRechnung braucht

Eine gültige XRechnung enthält neben den üblichen Rechnungsangaben ein paar Pflichtfelder, an denen es in der Praxis meistens scheitert:

• Leitweg-ID – die „Adresse“ des öffentlichen Auftraggebers. Sie steht in der Bestellung oder Ausschreibung; ohne sie wird die Rechnung abgewiesen.
• Käuferreferenz und elektronische Adressen von Rechnungssteller und Empfänger.
• Korrekte Steuer- und Summenangaben – die Prüfsysteme rechnen jede Zeile nach. Rundungsfehler, die auf einem PDF niemandem auffallen, führen hier zur Ablehnung.

So läuft es in der Belegschmiede

Du hinterlegst die Leitweg-ID und die elektronische Adresse einmal beim Kunden. Beim Erzeugen der Rechnung wählst du „XRechnung“ – das Programm schreibt die XML-Datei, prüft die Pflichtangaben vorher und meldet klar, falls etwas fehlt. Die erzeugten Dateien sind mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft, also mit genau dem Werkzeug, mit dem auch die Empfängerseite validiert. Anschließend schickst du die Datei per E-Mail oder lädst sie im Portal des Auftraggebers hoch.

XRechnung oder ZUGFeRD – was nehmen?

Faustregel: Behörden wollen XRechnung, viele Geschäftskunden sind mit ZUGFeRD glücklicher, weil das PDF für Menschen lesbar bleibt. In der Belegschmiede wählst du das Format je Rechnung – oder legst je Kunde ein Standardformat fest und denkst nie wieder darüber nach.